Commande, livraison, facture : repérez les écarts

Rapprocher commande, livraison et facture : quel contrôle réalise-t-on ?

Vous vérifiez la correspondance entre l’achat convenu, la réception constatée et la demande de paiement. Le bon de commande précise la commande ; le bon de livraison accompagne la livraison ; la facture demande son règlement.

Ces pièces répondent à des questions différentes. Une commande ne prouve pas que la marchandise est arrivée. Un bon de livraison doit être rapproché de la réception réelle. Une facture reçue ne suffit pas à établir que tout a été livré.

Le rapprochement documentaire consiste à relier les références, puis à comparer les lignes. Vous cherchez un écart de quantité, de prix, d’unité de mesure ou de conditions convenues. Le résultat est un constat documenté, avec une suite à instruire.

Ce travail ne remplace pas l’autorisation de paiement. Il ne permet pas non plus de conclure qu’une facture n’a jamais été réglée. Retrouvez le traitement général des factures fournisseurs pour situer ces contrôles dans votre organisation.

Pour une prestation de service, le dossier peut comporter un contrat, une commande et un compte rendu d’intervention plutôt qu’un bon de livraison. Identifiez alors la pièce qui atteste le service réalisé. N’inventez pas une réception matérielle lorsque l’achat n’en comporte pas.

Votre objectif est simple : une autre personne doit pouvoir comprendre ce qui a été comparé et ce qui reste à vérifier, sans refaire toute la recherche.

Comment faire un rapprochement de facture et bon de livraison ?

Réunissez la commande, les réceptions et la facture. Vérifiez d’abord le fournisseur et les références communes, puis comparez les lignes dans la même unité de mesure.

Réunir les pièces et retrouver les références communes

Identifiez l’entité qui a acheté et celle qui facture. Deux établissements d’un fournisseur peuvent utiliser des références proches. Contrôlez le dossier de commande au lieu de vous fier uniquement au nom affiché dans un message.

Recherchez le numéro de commande mentionné sur la facture. Retrouvez ensuite les livraisons associées. Une facture peut regrouper plusieurs commandes ; une commande peut aussi donner lieu à plusieurs livraisons et factures.

Si une référence manque, demandez la pièce au service qui la détient. Le magasin connaît la réception matérielle. Les achats disposent des conditions négociées. Le demandeur peut confirmer une prestation. Notez qui doit répondre et quel document manque.

Conservez les versions utiles. Si une commande a été modifiée après accord, rattachez l’avenant ou la confirmation correspondante. Comparer la facture avec une ancienne version peut créer un écart apparent qui a déjà été accepté.

Comparer les lignes et conserver la trace du contrôle

Pour chaque référence article, relevez la quantité commandée, reçue, déjà facturée et nouvellement facturée. Faites apparaître le reliquat. Comparez aussi le prix unitaire, les remises et les frais annexes avec les conditions convenues.

Les unités méritent une colonne dédiée. Une commande de cartons et une facture en pièces ne sont comparables qu’après vérification du conditionnement. Ne corrigez pas mentalement le chiffre : indiquez le facteur de conversion et sa source dans le dossier.

Une substitution d’article peut être légitime. Cherchez l’accord qui l’autorise et vérifiez son incidence sur le prix. Une ressemblance de libellés ne suffit pas à démontrer que deux références sont équivalentes.

Lorsque les lignes concordent, notez les pièces examinées, la date et la personne ayant contrôlé. Sinon, décrivez l’écart sans décider immédiatement de sa cause. « Réception constatée inférieure à la quantité facturée » est plus utile que « fournisseur en erreur ».

Terminez par une prochaine action attribuée : obtenir un justificatif, confirmer une livraison complémentaire ou demander une correction. L’historique des contrôles doit permettre de retrouver la réponse et de comprendre la clôture de l’écart.

Livraison partielle ou écart de facture : quelle suite donner ?

Reconstituez les réceptions successives avant de conclure. Une livraison partielle laisse un reliquat ; elle ne prouve pas à elle seule que la facture est erronée.

Un dossier entièrement fictif

La commande fictive C-101 porte sur dix boîtes du même article. Chaque boîte contient cinq pièces. Le bon de livraison fictif BL-101 indique six boîtes ; la réception confirme ces six boîtes. La facture fictive F-101 porte sur cinquante pièces.

La conversion est explicite : dix boîtes correspondent à cinquante pièces commandées. Six boîtes correspondent à trente pièces reçues. L’écart documentaire porte donc sur vingt pièces, soit les quatre boîtes restant à recevoir.

Ce constat ne donne pas encore la cause. La facture peut concerner une modalité prévue au contrat, une livraison complémentaire non rattachée ou une erreur. Le dossier doit être complété avant de choisir la suite.

Les trois documents illustrés ci-dessous reprennent uniquement ces données fictives. Aucun prix, taux de TVA ou seuil de tolérance n’est nécessaire pour illustrer le contrôle des quantités.

Est-il possible de facturer avant la livraison ?

Une facture d’acompte peut précéder la livraison. Distinguez cette situation d’une facture de solde ou d’une facturation anticipée : la qualification dépend de l’opération et du dossier contractuel.

Le BOFiP rappelle l’obligation de facturer les acomptes pour les opérations concernées, avec des exceptions prévues par les textes. Cela ne transforme pas toute facture envoyée avant livraison en facture régulière. Son rescrit sur les paiements forfaitaires décorrélés des livraisons illustre pourquoi il faut examiner les conditions du contrat.

Dans votre rapprochement, indiquez donc la nature du document : acompte, facture correspondant à une livraison ou solde. Rattachez l’acompte à la commande et recherchez sa prise en compte lors de la facturation suivante.

Ne cochez pas « reçu » parce qu’une facture existe. Si la marchandise n’est pas arrivée, la réception demeure non constatée, même lorsque le contrat prévoit un versement préalable.

Qui fait foi, le bon de commande ou la facture ? Il n’existe pas de classement documentaire automatique permettant de résoudre tous les désaccords. Rassemblez commande acceptée, conditions convenues, modifications et preuves de réception. Faites examiner leur portée en cas de litige.

Le tableau de contrôle sert à rendre l’écart explicite. Il ne tranche ni un recours juridique ni les conditions de suspension du paiement. Pour ces décisions, exposez le dossier complet au responsable compétent.

Un tableur suffit-il pour rapprocher les factures ?

Oui, un rapprochement manuel structuré peut suffire à une organisation simple. Il faut surtout pouvoir retrouver les pièces, les versions et le résultat du contrôle.

Prévoyez une ligne par couple commande et référence article. Séparez quantité commandée, réceptions cumulées, retours, factures déjà rapprochées et quantité restant à examiner. Ajoutez un lien vers les justificatifs et une prochaine action.

Un tableau limité à fournisseur, montant et mention « validé » ne permet pas de suivre correctement une réception fractionnée. Le problème vient alors des informations manquantes, pas nécessairement du choix du tableur.

Définissez qui modifie le fichier, où se trouve sa version de référence et comment les corrections restent visibles. Rangez les documents de façon cohérente. Une pièce jointe conservée uniquement dans la messagerie d’un salarié disparaît du circuit pendant son absence.

Examinez ensuite les limites rencontrées : plusieurs personnes modifient la même ligne, les réceptions arrivent par différents canaux ou les justificatifs deviennent difficiles à retrouver. Ce sont des critères concrets pour comparer une autre solution.

Ne fixez pas un seuil universel de commandes ou de salariés. Une équipe avec peu d’achats complexes peut avoir davantage de besoins qu’une équipe traitant des achats répétitifs.

Avant une démonstration commerciale, préparez votre dossier fictif et le tableau actuel. Vous pourrez vérifier si le logiciel supprime une difficulté réelle ou déplace simplement la saisie vers un nouvel écran.

Quelles fonctions demander au logiciel pour gérer les écarts ?

Demandez un rapprochement par ligne, le suivi des réceptions partielles et la conservation des justificatifs. Faites démontrer ces fonctions dans l’offre envisagée au lieu de les supposer incluses.

Faire démontrer le traitement d’une exception

Utilisez C-101, BL-101 et F-101, le dossier fictif décrit plus haut. Demandez comment saisir les boîtes et les pièces, rattacher une seconde réception et retrouver le reliquat.

Ajoutez ensuite un retour et des frais non convenus. L’éditeur doit montrer où apparaît l’écart, qui peut le commenter et comment le dossier reprend son traitement. Vérifiez ce qu’un utilisateur peut modifier et ce qui reste dans l’historique.

Demandez aussi comment récupérer les pièces jointes et l’historique des contrôles. Une simple capture d’écran ne remplace pas une possibilité d’export documentée. Faites préciser les limites de volume, les droits utilisateurs et les modules nécessaires.

La grille de choix ci-dessous formule des besoins, sans garantir qu’un produit les couvre. Une fonction intitulée « achats » ne prouve pas l’existence d’un rapprochement détaillé entre commande, réception et facture.

Passer des contrôles nécessaires au choix de logiciel

Classez vos besoins selon les exceptions réellement rencontrées. Une réception partielle fréquente, un changement d’unité ou des achats répartis entre sites ne demandent pas nécessairement le même paramétrage.

Consultez ensuite le comparatif des logiciels de gestion commerciale pour préparer votre sélection. Gardez le scénario de démonstration comme critère d’évaluation.

Le circuit de validation des factures traite les responsabilités d’autorisation. Le guide pour détecter les factures fournisseurs en double traite les documents répétés et les règlements déjà effectués. Ces contrôles complètent le rapprochement sans le remplacer.